1. Responsable del tratamiento
- Responsable
- EXBI Soluciones S.A.S.
- RUC
- 2091768299001
- Domicilio
- Calles Duncan y Pasaje 1 S/N, Santa Cruz, Galápagos, Ecuador.
- Correo institucional y de protección de datos
- contacto@exbi.com.ec
- Teléfono
- +593 99 480 5652
- Sitio web
- exbi.com.ec
2. Alcance y origen de la información
Esta política comprende los datos personales tratados bajo la responsabilidad de EXBI en el sitio web corporativo, la atención comercial y técnica, la gestión de clientes y contactos, la prestación de servicios tecnológicos, el sistema interno Bitácora de Servicios y las comunicaciones operativas mediante WhatsApp a través de Exbi Notifications.
Los datos proceden del titular, de clientes que designan contactos para coordinar servicios y de los registros técnicos y operativos generados al prestar la atención. Las herramientas tecnológicas utilizadas se incluyen según su funcionamiento efectivo y el papel de EXBI en cada tratamiento. Si EXBI actúa por cuenta de un cliente como encargado, se aplican las instrucciones y condiciones del encargo, sin sustituir la información que corresponda proporcionar al responsable.
3. Datos que pueden ser tratados
Según la relación y el servicio solicitado, se tratan los datos pertinentes de las siguientes categorías; no todos se requieren en cada interacción:
- Identificación: nombres, apellidos e información necesaria para identificar al cliente; razón social cuando se trata de una empresa y datos de sus contactos designados.
- Contacto: números telefónicos y de WhatsApp, y correos electrónicos.
- Atención y órdenes de servicio: solicitudes, identificación de órdenes, descripciones de trabajos, técnicos responsables, estados e historial de atención.
- Información técnica y operativa vinculada al servicio, en la medida en que se relacione con una persona identificada o identificable.
- Comunicaciones y constancias de autorizaciones y revocaciones para notificaciones.
Solicitamos información relacionada con la atención y evitamos datos ajenos a esa finalidad. Esta política no presume la recopilación de datos bancarios, biométricos o categorías sensibles. El tratamiento de navegación y recursos externos se describe en el apartado de cookies y tecnologías del sitio.
4. Finalidades y bases jurídicas
La base jurídica depende de la finalidad y de la relación con el titular; no todo tratamiento se fundamenta en el consentimiento.
- Atención comercial y técnica; gestión de clientes y servicios
- Atender solicitudes, registrar clientes y contactos, gestionar órdenes, coordinar trabajos y dar seguimiento. Cuando el titular es parte de la relación, el tratamiento necesario puede basarse en medidas precontractuales solicitadas por él o en la ejecución del contrato.
- Historial técnico y operativo
- Documentar los trabajos y mantener la continuidad del servicio, limitado a la información necesaria para la relación contractual y las obligaciones legales aplicables. La utilidad de un historial no justifica por sí sola conservar indefinidamente todos los identificadores personales.
- Notificaciones operativas por WhatsApp
- Comunicar novedades de órdenes a contactos autorizados. EXBI gestiona el consentimiento para este canal mediante autorizaciones y revocaciones, sin convertirlo en una autorización publicitaria.
- Obligaciones legales y protección de datos
- Atender requerimientos legalmente exigibles, gestionar solicitudes de derechos y documentar su atención, sobre la base de las obligaciones que correspondan a EXBI.
- Otros supuestos legalmente admitidos
- El interés legítimo solo puede emplearse cuando corresponda y tras justificar la necesidad y ponderar los derechos del titular conforme a la LOPDP y la normativa de la SPDP. No se presume aplicable por el mero hecho de que un cliente empresarial haya designado a una persona de contacto.
La base jurídica debe corresponder a la finalidad y a las circunstancias de cada tratamiento, incluidos los contactos de clientes empresariales y la conservación del historial. Actualmente EXBI no utiliza Google Analytics. Cualquier futura incorporación de analítica deberá informarse con sus finalidades y fundamento jurídico antes de iniciar el tratamiento correspondiente.
La falta de datos necesarios puede impedir identificar una solicitud o coordinar el servicio correspondiente. La autorización de WhatsApp es independiente: visitar el sitio o contratar un servicio no la otorga automáticamente.
5. Bitácora de Servicios
Bitácora de Servicios es una herramienta interna de administración operativa de EXBI. Permite gestionar clientes, contactos, órdenes de servicio, descripciones de trabajos, técnicos responsables, estados de atención, historial e información técnica y operativa.
También contempla el registro de autorizaciones y revocaciones para notificaciones. No es una plataforma pública ni se describe aquí un acceso para clientes. Los registros pueden contener datos personales y quedan sujetos a esta política según la responsabilidad de EXBI sobre su tratamiento.
6. WhatsApp y Exbi Notifications
EXBI utiliza WhatsApp Business Platform para comunicaciones operativas relacionadas con servicios, mediante la aplicación de Meta denominada Exbi Notifications. Se contemplan los siguientes eventos:
- Registro de orden: identificación de la orden, descripción del servicio y confirmación de recepción o registro.
- Inicio de atención: aviso del inicio del trabajo, servicio correspondiente y nombre del técnico responsable.
- Finalización: aviso de conclusión, descripción del servicio, disponibilidad de información sobre el trabajo y enlace al informe correspondiente, cuando aplique.
La información de clientes y órdenes permanece en la base de datos de Bitácora administrada por EXBI. Para procesar cada notificación mediante WhatsApp Cloud API se transmite la información necesaria: número del destinatario, identificador de plantilla, idioma y parámetros correspondientes, variables de personalización y URL del informe, cuando corresponda.
Meta también puede procesar información técnica y metadatos relacionados con el servicio de mensajería. La integración descrita no concede a Meta acceso general a la base de datos de Bitácora: deben distinguirse los registros almacenados por EXBI, los datos transmitidos para enviar mensajes y los metadatos del servicio. El tratamiento de Meta no se limita a las plantillas almacenadas.
Estos mensajes tienen carácter operativo y no constituyen campañas publicitarias. El envío y la entrega dependen de las condiciones del servicio, la conectividad y las reglas de WhatsApp; no se garantiza su recepción inmediata ni la entrega de cada notificación.
7. Autorizaciones y baja de notificaciones
Bitácora contempla los registros OPT_IN, para la autorización de notificaciones, y OPT_OUT, para su revocación. EXBI gestiona las autorizaciones correspondientes y debe respetar las solicitudes de dejar de recibir comunicaciones.
Puede solicitar la baja de las notificaciones por WhatsApp escribiendo a contacto@exbi.com.ec, e indicando el número asociado. No se exige utilizar una palabra clave ni se declara un mecanismo automático de baja por WhatsApp. La revocación no afecta la licitud del tratamiento realizado antes de ella.
La baja del canal no equivale a la eliminación de todos los datos ni del historial de servicios. Para solicitar esa eliminación, consulte las instrucciones de eliminación de datos personales.
8. Proveedores, destinatarios y tratamiento internacional
Infraestructura de Bitácora: la base de datos del sistema interno Bitácora de Servicios se aloja en infraestructura contratada con Hetzner Online GmbH. El servidor principal de Bitácora está ubicado en Estados Unidos de América. La ubicación indicada corresponde al servidor principal y no determina la de sus respaldos. Su intervención corresponde a la provisión de infraestructura para el alojamiento y el tratamiento técnico de la información almacenada; esta descripción no le atribuye la gestión de clientes, órdenes o solicitudes de derechos de EXBI.
Mensajería: EXBI utiliza Meta / WhatsApp Business Platform para procesar las notificaciones de Exbi Notifications. Los datos transmitidos mediante WhatsApp Cloud API y los posibles metadatos técnicos se describen en el apartado de WhatsApp. El servicio se sujeta también a sus condiciones y a la Política de mensajes de WhatsApp Business. EXBI debe limitar lo comunicado a lo necesario para la notificación autorizada.
El sitio carga la tipografía desde Google Fonts, según se explica en el apartado de recursos externos y tecnologías del sitio. La identificación de Hetzner corresponde al alojamiento de la base de datos de Bitácora y no determina por sí sola quién aloja el sitio web corporativo u otros servicios.
Las comunicaciones a autoridades solo procederán cuando exista una obligación o habilitación legal aplicable. Debe distinguirse entre proveedores que tratan información por cuenta de EXBI y destinatarios que determinan sus propias finalidades, conforme a la LOPDP y la normativa de la SPDP.
El artículo 34 de la LOPDP y el artículo 23 de la Resolución SPDP-SPD-2026-0004-R distinguen el encargo de tratamiento de una transferencia o comunicación de datos personales. El acceso a datos para prestar un servicio por cuenta y bajo instrucciones del responsable se sujeta a las condiciones y obligaciones contractuales del encargo. La ubicación en Estados Unidos no convierte por sí sola ese alojamiento en una transferencia internacional sujeta a autorización. Si un destinatario determina finalidades propias, debe analizarse el régimen aplicable a esa relación. La calificación de cada relación depende de sus condiciones contractuales y de su funcionamiento efectivo.
La información disponible no permite precisar el centro de datos específico ni las ubicaciones de los respaldos. No se declara que estos se encuentren en Estados Unidos ni junto al servidor principal. Esta política no acredita la existencia de acuerdos de tratamiento suscritos o garantías contractuales específicas. Para consultar sobre los destinatarios y las condiciones del tratamiento de sus datos, puede escribir a contacto@exbi.com.ec.
9. Conservación del historial y de los datos personales
EXBI conserva en Bitácora el historial de servicios y los datos relacionados con clientes para documentar los trabajos, consultar antecedentes técnicos, dar seguimiento a la atención y mantener la continuidad de los servicios. Actualmente los registros no tienen un plazo automático de vencimiento configurado y no existe una política interna formal de conservación por categorías. Esta situación describe el funcionamiento actual; no significa que la conservación indefinida de datos personales esté permitida.
- Historial técnico y operativo: su conservación debe responder a la necesidad de documentar y dar continuidad a los servicios y a las obligaciones legales que efectivamente correspondan.
- Datos personales identificativos: los nombres, identificadores y datos de contacto requieren una justificación propia de necesidad y proporcionalidad. La conservación de información técnica no autoriza automáticamente a mantener todos los datos personales asociados.
Los datos no deben mantenerse más tiempo del necesario para sus finalidades y las obligaciones legales aplicables. La obligación de conservar determinada información o la necesidad válida de preservarla para formular, atender o defender reclamaciones debe evaluarse individualmente para el dato y el caso concreto, conservando únicamente lo necesario y justificando su fundamento.
La conservación y disposición de los datos, incluidas las copias de respaldo, están sujetas a la LOPDP y su Reglamento. No se ofrece eliminación automática ni se establece una conservación indefinida. La ausencia de una política interna formal de conservación no suspende los derechos del titular ni las obligaciones de EXBI.
10. Derechos de los titulares
Dentro de las condiciones previstas en la legislación ecuatoriana, puede ejercer los siguientes derechos:
- Información: conocer las finalidades, bases jurídicas, origen, destinatarios y demás circunstancias del tratamiento.
- Acceso: conocer y obtener sus datos personales y la información sobre su tratamiento.
- Rectificación y actualización: solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
- Eliminación: pedir la supresión cuando se cumplan los supuestos legales.
- Oposición: oponerse al tratamiento en los casos admitidos por la ley.
- Suspensión: solicitar la limitación del tratamiento en las circunstancias legalmente previstas.
- Portabilidad: recibir o transmitir sus datos cuando concurran los requisitos aplicables.
- Revocación del consentimiento: retirarlo en cualquier momento para tratamientos que dependan de él.
- Garantías frente a valoraciones automatizadas: ejercer los derechos reconocidos por la ley respecto de decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos o afecten sus derechos.
Esta enumeración no restringe los demás derechos ni los mecanismos de tutela previstos en la normativa. La descripción de un derecho no significa que EXBI realice todas las modalidades de tratamiento mencionadas.
11. Cómo ejercer sus derechos
Dirija su solicitud a contacto@exbi.com.ec, indicando el derecho que desea ejercer y lo que solicita de forma clara. Incluya sus nombres y apellidos, número de cédula o pasaporte y una dirección electrónica o domiciliaria para recibir la respuesta. Si actúa por otra persona, identifique también al titular y acredite su representación.
Describa, en lo posible, los datos que desea localizar: por ejemplo, el teléfono o correo utilizado con EXBI y una referencia de la orden o del servicio. Conforme al artículo 13 del Reglamento, acompañe los documentos necesarios para acreditar su identidad o representación. Limite la documentación a ese fin; no remita contraseñas, información sensible ni copias íntegras de documentos con datos ajenos a la verificación. Si necesita orientación para acreditar su identidad con información mínima, solicítela por el mismo correo.
EXBI Soluciones S.A.S., mediante personal autorizado, atiende manualmente las solicitudes recibidas por correo electrónico. Registra su recepción, verifica la identidad o representación con la información mínima necesaria y localiza los datos bajo su responsabilidad, incluidos los de Bitácora de Servicios y otros sistemas que correspondan.
Para las solicitudes de eliminación, evalúa su procedencia y las obligaciones o causas legales que justifiquen conservar datos concretos. Cuando corresponda, el personal técnico autorizado debe ejecutar la eliminación o anonimización legalmente procedente de forma segura y comunicar al titular la decisión y el resultado. La conservación para formular, ejercer o defender reclamaciones debe estar justificada y limitarse a los datos y períodos necesarios; no habilita a mantener todo el historial indefinidamente. Consulte las Instrucciones de Eliminación de Datos.
Las solicitudes se evalúan individualmente conforme a su alcance y a las condiciones legales aplicables. La recepción del correo no equivale a la eliminación de los datos. No existe eliminación automática, y cualquier actuación debe respetar los derechos del titular y los plazos legales.
La eliminación procedente es gratuita y debe cumplirse en el plazo de quince (15) días desde la recepción de la solicitud, conforme al artículo 15 de la LOPDP. La Ley también establece quince (15) días para acceso, rectificación y actualización, y oposición (artículos 13, 14 y 16). Los demás derechos se atienden conforme a las reglas que les resulten aplicables.
Si la solicitud requiere aclaración o información adicional, el artículo 14 del Reglamento permite requerirla por una sola vez, dentro del término de cinco (5) días de recibida. El titular dispone del término de diez (10) días, contados desde el día siguiente a la notificación, para completarla. Si lo hace, se atiende la solicitud; en caso contrario, se comunica su archivo motivado, sin impedir una nueva solicitud. Esta regla no se presenta como una prórroga automática del plazo de eliminación.
EXBI comunicará la actuación realizada o las razones de una negativa total o parcial. Si considera vulnerados sus derechos o no recibe respuesta dentro del plazo legal, puede presentar un reclamo ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP), sin perjuicio de las demás acciones que reconozca la ley.
12. Seguridad y confidencialidad
EXBI asume el compromiso de proteger la confidencialidad de los datos y adoptar medidas técnicas y organizativas adecuadas a su naturaleza, finalidad y riesgos, conforme a la normativa aplicable. El acceso y el uso deben limitarse a las necesidades legítimas de la atención.
14. Modificaciones y vigencia
EXBI actualizará la política cuando cambien los tratamientos o los requisitos aplicables. Las modificaciones se comunicarán por los medios que correspondan y, si un nuevo tratamiento requiere consentimiento, se solicitará de forma separada; publicar un cambio no sustituye ese consentimiento.
15. Contacto y documentos relacionados
Para consultas o solicitudes sobre sus datos, escriba a contacto@exbi.com.ec o utilice los datos del responsable indicados al inicio. Consulte también los Términos de Servicio y las Instrucciones de Eliminación de Datos.
16. Referencias normativas
- Ley Orgánica de Protección de Datos Personales de Ecuador (PDF): bases de legitimación, principios y derechos.
- Reglamento General de la LOPDP, Decreto Ejecutivo 904 (PDF): conservación y ejercicio de derechos.
- Normativa de la SPDP: disposiciones aplicables al tratamiento y a las comunicaciones de datos.
- Resolución SPDP-SPD-2026-0004-R, Registro Oficial (PDF): artículo 23, distinción del encargo de tratamiento.